Für Gemeinden.

Gemeindesaal und öffentliche Räume einfach verwalten.

Raumverwaltung für Gemeinden heisst bei Ruum: Reservationsanfragen, Freigaben und Belegungen verlässlich organisieren, für Verwaltung, Hauswartung, Vereine und Einwohnerinnen und Einwohner.

Unverbindliche Einführung anfragen Für alle Organisationen

Persönliche Antwort auf Deutsch · Testzugang ohne Kreditkarte · keine automatische Abbuchung

Das kennen Sie vielleicht

In der Gemeindeverwaltung laufen Raumanfragen oft über Schalter, Telefon und E-Mail — parallel und schwer nachvollziehbar.

  • Vereine, Einwohnerinnen und Einwohner fragen Räume über verschiedene Kanäle an.
  • Gemeindesaal, Mehrzweckraum und Turnhalle brauchen unterschiedliche Freigaben und Tarife.
  • Die Hauswartung soll Belegungen und Sperrzeiten rechtzeitig sehen.

So unterstützt Ruum Ihr Team

Öffentliche Anfrage, interne Freigabe

Anfragen und Freigaben laufen in einem Ablauf — statt in verstreuten Postfächern.

Belegung für Verwaltung und Hauswartung

Wer freigibt und wer vor Ort arbeitet, sieht dieselbe Belegung und dieselben Sperrzeiten.

Tarife nach Anfragenden

Unterschiedliche Preise für Einwohnerinnen und Auswärtige sind ab dem Paket Standard möglich.

Belegung und Status auf einen Blick — für Teams mit gemeinsam genutzten Räumen

Wie Gemeinden Raumanfragen heute oft steuern

Anfragen kommen parallel über Schalter, E-Mail und Telefon — ohne einen gemeinsamen Stand für Freigabe, Belegung und Tarife.

Gemeindesaal, Mehrzweckraum und Turnhalle werden selten nur über einen Kanal angefragt. Vereine melden sich per E-Mail, Einwohnerinnen und Einwohner am Schalter, externe Gruppen telefonisch. Freigaben liegen bei der Verwaltung, Belegung und Schlüssel bei der Hauswartung. Tarife für Einwohnerinnen und Auswärtige stehen oft in einer Tabelle neben dem eigentlichen Ablauf.

Das funktioniert bei wenigen Anfragen. Sobald mehrere Personen entscheiden oder Räume parallel belegt werden, fehlen klare Zuständigkeiten — nicht weil das Team ungeschickt arbeitet, sondern weil der Prozess verteilt ist.

Was in der Praxis zählt

Raumverwaltung für Gemeinden braucht einen gemeinsamen Stand: Anfragen und Freigaben im gleichen Ablauf, Belegung für Verwaltung und Hauswartung sichtbar, öffentliche Anfragen ohne Benutzerkonto. In der Gemeinde Domleschg läuft das über Ruum: domleschg.ruum.cloud.

Konditionen für diesen Ablauf stehen bei den Paketen.

Pakete und Preise

Wann reicht ein Kalender — und wann nicht?

Reicht oft allein: wenige Räume, interne Nutzung, eine feste Person pflegt den Kalender. Reicht nicht: öffentliche Anfragen ohne Konto, Tarife nach Anfragenden und ein gemeinsamer Stand für Verwaltung und Hauswartung.

Ein geteilter Outlook-Kalender kann die Belegung sichtbar machen — für reine Sichtbarkeit oft ausreichend.

Mehr braucht es, sobald Vereine und Einwohnerinnen online anfragen sollen, unterschiedliche Tarife gelten oder Verwaltung und Hauswartung denselben, aktuellen Stand brauchen — inklusive Sperrzeiten.

  • Öffentliche Anfrage ohne Benutzerkonto — Freigabe bleibt intern
  • Einwohner- und Auswärtigentarife ab dem Paket Standard
  • Belegung und Sperrzeiten für Verwaltung und Hauswartung
  • Reservationen ab Basis auch im Outlook-Kalender sichtbar

Details zu Paketen und Outlook-Anbindung stehen auf der Preisseite — nicht als zweiter Preiskatalog hier.

Pakete & Preise ansehen

Outlook oder Raumverwaltung: die kurze Entscheidung

Outlook reicht oft, wenn wenige Räume intern genutzt werden, eine Person den Kalender pflegt und keine öffentlichen Online-Anfragen anfallen.

Ruum passt eher, wenn Online-Anfragen ohne Konto eingehen, Freigaben intern nachvollziehbar sind, Verwaltung und Hauswartung denselben Stand inklusive Sperrzeiten sehen und Einwohner- sowie Auswärtigentarife ab dem Paket Standard im Ablauf liegen.

Outlook bleibt relevant. Ab dem Paket Basis können Reservationen zusätzlich im Outlook-Kalender sichtbar sein. Der Unterschied liegt bei Anfrage, Freigabe und Tarif, nicht bei einem weiteren Kalender.

Welches Paket die Outlook-Sichtbarkeit und die Tarife enthält, steht auf der Preisseite.

Pakete und Preise

Was Sie vor dem Einstieg in der Gemeinde klären sollten

Sie brauchen kein IT-Projekt — ein kurzes Bild der Räume, Rollen und Tarife reicht für den nächsten Schritt.

Welche Räume werden extern vermietet oder intern geteilt? Wer nimmt Anfragen entgegen, wer gibt frei, wer informiert die Hauswartung? Gibt es unterschiedliche Preise nach Anfragenden — und wo stehen sie heute?

Im Erstgespräch schauen wir genau darauf. Danach entscheiden Sie, ob eine unverbindliche Einführung, ein 14-Tage-Testzugang mit Beispieldaten oder zuerst nur Information sinnvoll ist — ohne automatische Abbuchung.

  • Räume und typische Anlässe benennen
  • Rollen Verwaltung / Hauswartung / Anfragende skizzieren
  • Tarifbedarf grob einschätzen (Basis vs. Standard)

Hosting, Mandanten und Abrechnung

Datenstandorte, Mandantentrennung und Jahresrechnung: belegt im Trust Center.

Zum Trust Center

Häufige Fragen

Können Vereine und Einwohnerinnen oder Einwohner ohne Konto anfragen?
Ja. Anfragende nutzen die öffentliche Buchungsseite ohne Benutzerkonto. Die Gemeindeverwaltung prüft und entscheidet intern.
Wie sieht die Hauswartung die Belegung?
Hauswartung und Verwaltung sehen die Belegung im System. Ab dem Paket Basis können Reservationen zusätzlich im Outlook-Kalender sichtbar sein.
Können wir Einwohner- und Auswärtigentarife abbilden?
Ja, ab dem Paket Standard. So hinterlegen Sie unterschiedliche Preise nach Anfragenden — ohne separate Preistabellen in Excel.
Welches Paket passt für eine typische Gemeinde?
Häufig Standard: bis 15 aktive Räume und Tariflogik für Einwohnerinnen und Auswärtige. Basis eignet sich für kleine Einrichtungen mit bis zu 3 Räumen und einfachen Freigaben. Enterprise, wenn Tagesübersicht für Hauswartung, Abnahmen oder Kalenderimport zentral sind.
Können wir ohne grosses IT-Projekt starten?
Ja. Zuerst klären wir Räume und Abläufe im Gespräch. Optional folgt ein Testzugang mit Beispieldaten — ohne Kreditkarte und ohne automatische Umwandlung in ein Abo.
Unterscheidet sich Ruum von einem geteilten Kalender oder Excel?
Ja. Ein geteilter Kalender zeigt Belegung. Ruum verbindet öffentliche Anfrage, interne Freigabe, Belegung und, ab dem Paket Standard, Tarife nach Anfragenden. So bleibt der Stand für Verwaltung und Hauswartung derselbe.
Können wir Outlook weiter nutzen?
Ja. Ab Basis können Reservationen zusätzlich im Outlook-Kalender sichtbar sein. Outlook ersetzt aber nicht Freigaben und Tarife im gleichen Ablauf.
Passt das auch für Schulen und gemischte Nutzungen?
Ja, wenn öffentliche oder interne Räume freigegeben und belegt werden müssen. Typisch sind Gemeindesaal, Mehrzweckraum und Turnhalle. Oft gelten unterschiedliche Regeln.
Wo liegen die Daten?
Hosting, Mandanten und Abrechnung sind im Trust Center belegt. Im Gespräch zeigen wir den aktuellen Stand.