Für Gemeinden.
Gemeindesaal und öffentliche Räume einfach verwalten.
Ruum unterstützt die Raumverwaltung in Gemeinden: Reservationsanfragen, Freigaben und Belegungen verlässlich organisieren — für Verwaltung, Hauswartung, Vereine und Einwohnerinnen und Einwohner.
Persönliche Antwort auf Deutsch · Testzugang ohne Kreditkarte · keine automatische Abbuchung
Das kennen Sie vielleicht
In der Gemeindeverwaltung laufen Raumanfragen oft über Schalter, Telefon und E-Mail — parallel und schwer nachvollziehbar.
- Vereine, Einwohnerinnen und Einwohner fragen Räume über verschiedene Kanäle an.
- Gemeindesaal, Mehrzweckraum und Turnhalle brauchen unterschiedliche Freigaben und Tarife.
- Die Hauswartung soll Belegungen und Sperrzeiten rechtzeitig sehen.
So unterstützt Ruum Ihr Team
Öffentliche Anfrage, interne Freigabe
Anfragen und Freigaben laufen in einem Ablauf — statt in verstreuten Postfächern.
Belegung für Verwaltung und Hauswartung
Wer freigibt und wer vor Ort arbeitet, sieht dieselbe Belegung und dieselben Sperrzeiten.
Tarife nach Anfragenden
Unterschiedliche Preise für Einwohnerinnen und Auswärtige sind ab dem Paket Standard möglich.
Wie Gemeinden Raumanfragen heute oft steuern
Anfragen kommen parallel über Schalter, E-Mail und Telefon — ohne einen gemeinsamen Stand für Freigabe, Belegung und Tarife.
Gemeindesaal, Mehrzweckraum und Turnhalle werden selten nur über einen Kanal angefragt. Vereine melden sich per E-Mail, Einwohnerinnen und Einwohner am Schalter, externe Gruppen telefonisch. Freigaben liegen bei der Verwaltung, Belegung und Schlüssel bei der Hauswartung. Tarife für Einwohnerinnen und Auswärtige stehen oft in einer Tabelle neben dem eigentlichen Ablauf.
Das funktioniert bei wenigen Anfragen. Sobald mehrere Personen entscheiden oder Räume parallel belegt werden, fehlen klare Zuständigkeiten — nicht weil das Team ungeschickt arbeitet, sondern weil der Prozess verteilt ist.
Wann reicht ein Kalender — und wann nicht?
Reicht oft allein: wenige Räume, interne Nutzung, eine feste Person pflegt den Kalender. Reicht nicht: öffentliche Anfragen ohne Konto, Tarife nach Anfragenden und ein gemeinsamer Stand für Verwaltung und Hauswartung.
Ein geteilter Outlook-Kalender kann die Belegung sichtbar machen — für reine Sichtbarkeit oft ausreichend.
Mehr braucht es, sobald Vereine und Einwohnerinnen online anfragen sollen, unterschiedliche Tarife gelten oder Verwaltung und Hauswartung denselben, aktuellen Stand brauchen — inklusive Sperrzeiten.
- Öffentliche Anfrage ohne Benutzerkonto — Freigabe bleibt intern
- Einwohner- und Auswärtigentarife ab dem Paket Standard
- Belegung und Sperrzeiten für Verwaltung und Hauswartung
- Reservationen ab Basis auch im Outlook-Kalender sichtbar
Details zu Paketen und Outlook-Anbindung stehen auf der Preisseite — nicht als zweiter Preiskatalog hier.
Was Sie vor dem Einstieg in der Gemeinde klären sollten
Sie brauchen kein IT-Projekt — ein kurzes Bild der Räume, Rollen und Tarife reicht für den nächsten Schritt.
Welche Räume werden extern vermietet oder intern geteilt? Wer nimmt Anfragen entgegen, wer gibt frei, wer informiert die Hauswartung? Gibt es unterschiedliche Preise nach Anfragenden — und wo stehen sie heute?
Im Erstgespräch schauen wir genau darauf. Danach entscheiden Sie, ob eine unverbindliche Einführung, ein 14-Tage-Testzugang mit Beispieldaten oder zuerst nur Information sinnvoll ist — ohne automatische Abbuchung.
- Räume und typische Anlässe benennen
- Rollen Verwaltung / Hauswartung / Anfragende skizzieren
- Tarifbedarf grob einschätzen (Basis vs. Standard)
Hosting, Mandanten und Abrechnung
Die belegten Punkte zu Datenstandorten, Mandantentrennung und Jahresrechnung stehen auf der Organisations-Übersicht — inkl. nächstem Schritt.