Viele Gemeinden digitalisieren Schritt für Schritt: Bürgerdienste online, Formulare statt Papier, klarere Zuständigkeiten. Raumreservationen hängen oft noch an E-Mail, Excel und mündlichen Absprachen — obwohl der Bedarf da ist: Gemeindesaal, Mehrzweckräume, Turnhallen, Vereine und Einwohnerinnen teilen sich dieselben Räume.
Checkliste vor dem ersten Schritt
Räume und Regeln sammeln Welche Räume werden extern vermietet oder intern geteilt? Welche Sperrzeiten, Tarife und Freigaben gelten — und wer entscheidet?
Rollen klären Wer nimmt Anfragen entgegen, wer gibt frei, wer informiert die Hauswartung? Ohne klare Rollen bleibt jedes Tool nur ein neues Postfach.
Öffentliche Anfragen von internen trennen Einwohnerinnen und Vereine sollen anfragen können, ohne dass die Verwaltung jede Anfrage manuell abtippt. Eine öffentliche Buchungsseite entlastet — die Freigabe bleibt intern.
Belegung für alle sichtbar machen Verwaltung und Hauswartung brauchen denselben Stand: Was ist bestätigt, was offen, was gesperrt? Doppelbuchungen entstehen oft, weil Kalender nicht zusammenpassen.
Bestehende Kalender einbeziehen Wenn Outlook oder andere Kalender schon genutzt werden: Migration statt Neuerfassung. Welche Daten müssen übernommen werden, welche können neu starten?
Typische Stolpersteine
- Zu viele Sonderfälle in der ersten Version — lieber mit wenigen Räumen starten.
- Tarife und MwSt. nur in Tabellen, nicht im Prozess — dann klärt sich jeder Fall einzeln.
- Kein Test mit echten Abläufen — ein Probelauf mit Verwaltung und Hauswartung spart später Zeit.
Nächster Schritt
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