KI bei Ruum

Version 1.2 · Stand: 17. September 2026

Ruum kann KI-Funktionen einsetzen oder später ergänzen. Für Datenschutz, Vertraulichkeit und Kundendaten gelten die AI Usage Policy von Montrel und die AGB. Bearbeitet Montrel Personendaten als Auftragsbearbeiter, gilt zusätzlich die AVV.

Grundsatz zu Kundendaten und Training

Kundendaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und klar kommuniziert wird. Personendaten aus einer Auftragsbearbeitung werden nicht zu Trainingszwecken eigener oder fremder KI-Modelle verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Entwicklung und Tests

Echte Kundendaten werden nicht für Entwicklungs-, Test- oder KI-Codeassistenzzwecke verwendet. KI- und Code-Assistenten erhalten keinen Zugriff auf produktive Kundendaten.

Zulässige Nutzung und Verantwortung

KI darf nur für die im jeweiligen Produkt, Auftrag oder Vertrag vorgesehenen Zwecke eingesetzt werden. Der Kunde bleibt für die fachliche, rechtliche und organisatorische Prüfung von KI-Ergebnissen verantwortlich. KI-Ausgaben können falsch, unvollständig, verzerrt, veraltet oder ungeeignet sein und sind grundsätzlich als Unterstützung zu verwenden.

Bei Gemeinden und anderen öffentlichen Auftraggebern verbleibt die Verantwortung für gesetzlich oder organisatorisch vorbehaltene Entscheide, Genehmigungen und Verfügungen beim zuständigen Organ. KI kann Entscheidungsprozesse unterstützen, ersetzt aber keine erforderliche behördliche Prüfung oder Entscheidung.

Externe KI-Dienste

Wenn eine KI-Funktion einen externen Modell- oder API-Anbieter verwendet und dieser Personendaten im Auftrag bearbeitet, gilt er nach der AVV als Subprozessor. Relevante Datenstandorte und Anbieter stehen in der Subprozessorenliste.

Transparenz bei neuen Funktionen

Wenn Ruum eine KI-Funktion einführt oder wesentlich ändert, werden vor Veröffentlichung insbesondere geprüft und dokumentiert: Zweck der Funktion, verwendetes KI-System bzw. Anbieter, welche Daten verarbeitet werden, ob Daten an externe KI-Anbieter übermittelt werden, Speicher- und Löschfristen sowie gegebenenfalls Opt-out- oder Konfigurationsmöglichkeiten.

Siehe auch Trust Center, Datenschutz.